Help, ik ontvang een subsidie.
Wat nu?

Proficiat, je hebt een goedgekeurd project van de Gerichte Call Circulaire Voedselketen! Maar wat nu? Wat zijn de precieze verwachtingen voor de communicatie en rapportering van je project? Op deze pagina verzamelen we alle instructies voor indieners.

A. Wegwijs in onze samenwerking 

Welkom in de community van Vlaanderen Circulair! De ambities voor een circulaire omslag zijn groot en kunnen enkel gerealiseerd worden via samenwerking. Op onze webpagina 'Onze aanpak' vind je meer informatie over de partners, de thema’s en de hefbomen waarmee we aan de slag gaan. 

Jouw project krijgt één contactpersoon die het project in grote lijnen opvolgt en die met je op zoek gaat bij inhoudelijke vragen. Deze persoon gaan we nog toewijzen. 

De richtlijnen over de communicatie en rapportering komen verderop aan bod. Door op je eigen website te verwijzen naar de website van Vlaanderen Circulair en het logo systematisch te gebruiken in je communicatie over het project kunnen we samen tonen dat de circulaire ambitie in Vlaanderen groot is (vele kleintjes maken het groot). En dit besef is nodig om blijvend te kunnen investeren in dit soort projecten. Het omvormen van een eindrapportering naar een continue opvolging (zie verder) helpt dan weer om van bij de start nieuwe inzichten te delen en verder te bouwen op de kennis van andere projecten. Ook hier is het samenwerken over de projecten heen een enorme kans. 

Tot slot, moest je een wijziging willen aanbrengen aan je oorspronkelijke projectvoorstel of projectbegroting, moet je dit voorleggen aan Vlaanderen Circulair via opencall@vlaanderen-circulair.be. 

B. Richtlijnen voor communicatie

Hieronder sommen we de minimale verwachtingen op die we stellen voor jouw projectcommunicatie.

1. Communiceren is deel van de opdracht

Er is een ‘communicatieplicht’: je moet publiek communiceren over je project. De vorm bepaal je zelf: event(s), pers en PR, website, sociale media… Als het maar met zoveel mogelijk impact naar de relevante doelgroepen én een breed publiek gebeurt. (De disseminatie-actie doet geenszins af aan de oorspronkelijke eigendomsrechten en algemene confidentialiteitgaranties over de details van de aangewende techniek.)

Waarom?
De Gerichte Call Circulaire Voedselketen is bij uitstek een subsidieprogramma dat erop gericht is collectief lessen te leren. We willen met testen in de praktijk te weten komen wat werkt en wat moeilijk gaat in de circulaire economie. Die lessen worden voor een groot deel betaald met belastinggeld zijn relevant voor alle partijen in de samenleving: ondernemers, overheden, burgers, ngo's.

2. Vermeld Vlaanderen Circulair

Bij alle communicatie-acties over het project moet je verwijzen naar de steun van Vlaanderen Circulair:

• Je moet het Vlaanderen Circulair-logo opnemen op alle communicatiedragers van het project (banners, slides, webpagina’s, visuals);
• In persberichten, blogs en perscontacten moet je expliciet Vlaanderen Circulair (laten) vermelden als ondersteuner. Bij de pers geldt een inspanningsverbintenis: journalisten hebben het laatste woord, maar moeten minstens op de ondersteuning van Vlaanderen Circulair gewezen worden.
• Op een hoofdwebpagina over het project moet je het Vlaanderen Circulair-logo opnemen en een link leggen naar https://www.vlaanderencirculair.be
• Vrijblijvend: mention ons in posts over het project op sociale media:
  • LinkedIn: @VlaanderenCirculair
  • Twitter: @CirculFlanders
  • Facebook: @VlaanderenCirculair
  • Instagram: @Circular.Flanders

Waarom?
Het draagvlak voor de subsidies hangt samen met de zichtbaarheid van de outputs. Die zichtbaarheid realiseren we samen: wij communiceren over jouw project en onze projectwerking in het algemeen, jij communiceert over onze steun.

Download hier het logo >

3. We kunnen samenwerken voor meer impact

Alle goedgekeurde projecten staan op onze website. We doen dit steeds in onderling overleg, met respect voor jouw communicatiestrategie en timings. Geef ons eventueel een aangepaste tekst of foto wanneer er een volgende stap in je experiment gezet is. 

We bieden ook aan om - op voor jouw project strategische momenten (showcase, lanceringsmoment, persartikel…) - je communicatie mee te versterken. We kunnen concreet jouw berichten en materiaal overnemen op onze kanalen. Daarvoor ontwikkelden we een communicatiekalender waarop je jouw communicatievraag kan aanmelden. Wij doen dan ons best om in overleg een extra boost te geven.     

Mijn communicatiemomenten aanmelden >

C. Richtlijnen voor rapportering

Om nog beter voort te bouwen op de (tussentijdse) leerlessen uit de projecten hebben we een rapporteringssjabloon gemaakt waarin je zelf aanpassingen kan doen gedurende de hele looptijd van je project.  

Hier vind je het rapporteringssjabloon > 

Voor het financieel verslag ontwikkelden we een sjabloon in Excel: 

Download het financieel sjabloon > 

Voor de communicatiefiche ontwikkelden we een 'communicatiefiche-generator': vul de velden van het formulier in en onze tool creëert een kant en klare communicatiefiche voor jouw project. 

Naar de communicatiefiche > 

Uiterlijk twee maanden na afloop van het project moet je het eindrapport indienen bij team Vlaanderen Circulair (opencall@vlaanderen-circulair.be). Deze eindrapportering bestaat uit het inhoudelijk rapport (rapporteringssjabloon en eventuele bijlagen), een financieel rapport en een communicatiefiche. 

D. Meer weten?

1. De FAQ

Er bestaat reeds een lijst van vaak gestelde vragen over de gerichte call maar deze zal de komende maanden verder aangevuld worden met de vragen die we krijgen. Hier vind je wellicht al je antwoord. 

2. De informatiebrochure

De informatiebrochure geldt als het subsidiereglement voor jouw project.

3. Contacteer ons

Stel je inhoudelijke vragen bij je contactpersoon 

Voor vragen over de financiële rapportering kan je terecht bij: 
Miranda Geusens, 015 284 184, opencall@vlaanderen-circulair.be  

Voor vragen over projectcommunicatie kan je terecht bij: 
Anneke De Hert, 015 284 409, info@vlaanderen-circulair.be