OPEN EN GERICHTE CALL 2018, 2019, 202O
HELP, IK ONTVANG EEN SUBSIDIE. WAT NU?

Proficiat, je hebt een goedgekeurd project! Maar wat nu? Wat zijn de precieze verwachtingen voor de communicatie en rapportering van je project? Op deze pagina verzamelen we alle instructies voor indieners van de projectcalls, editie 2018, 2019 en 2020.

A. Richtlijnen voor communicatie

Hieronder sommen we de minimale verwachtingen op die we stellen voor jouw projectcommunicatie.

1. Communiceren is deel van de opdracht

Er is een ‘communicatieplicht’: je moet publiek communiceren over je project. De vorm bepaal je zelf: event(s), pers en PR, website, sociale media… Als het maar met zoveel mogelijk impact naar de relevante doelgroepen én een breed publiek gebeurt. (De disseminatie-actie doet geenszins af aan de oorspronkelijke eigendomsrechten en algemene confidentialiteitgaranties over de details van de aangewende techniek.)

Waarom?
Het is bij uitstek een subsidieprogramma dat erop gericht is collectief lessen te leren. We willen met testen in de praktijk te weten komen wat werkt en wat moeilijk gaat in de circulaire economie. Die lessen worden voor een groot deel betaald met belastinggeld zijn relevant voor alle partijen in de samenleving: ondernemers, overheden, burgers, non profit.

2. Je moet Vlaanderen Circulair vermelden

Bij alle communicatie-acties over het project moet je verwijzen naar de steun van Vlaanderen Circulair:

• je moet het Vlaanderen Circulair-logo opnemen op alle communicatiedragers van het project (banners, slides, webpagina’s, visuals);
• in persberichten, blogs en perscontacten moet je expliciet Vlaanderen Circulair (laten) vermelden als ondersteuner. Bij de pers geldt een inspanningsverbintenis: journalisten hebben het laatste woord, maar moeten minstens op de ondersteuning van Vlaanderen Circulair gewezen worden.
• op een hoofdwebpagina over het project moet je het Vlaanderen Circulair-logo opnemen en een link leggen naar https://www.vlaanderencirculair.be
• vrijblijvend: mention ons in posts over het project op sociale media:
  • LinkedIn: @VlaanderenCirculair
  • Twitter: @CirculFlanders
  • Facebok: @VlaanderenCirculair
  • Instagram: @Circular.Flanders

Download hier het logo >

Waarom?
Het draagvlak voor de subsidies van de projectcalls hangen samen met de zichtbaarheid van de outputs. Die zichtbaarheid realiseren we samen: wij communiceren over jouw project en onze projectwerking in het algemeen, jij communiceert over onze steun.

3. We kunnen samenwerken voor betere communicatie

• Wij zullen van alle goedgekeurde projecten een publieke basisfiche opnemen op onze website. We doen dit steeds in onderling overleg, met respect voor jouw communicatiestrategie en timings.
• We bieden ook aan om - op voor jouw project strategische momenten (lanceringsmoment, showcase, persartikel…) - je communicatie mee te versterken. We kunnen concreet jouw berichten en materiaal overnemen op onze kanalen. Daarvoor ontwikkelden we een communicatiekalender waarop je jouw communicatievraag kan aanmelden. Wij doen dan ons best om in overleg een extra boost te geven.

Mijn communicatie-momenten aanmelden >

B. Richtlijnen voor rapportering

Hieronder sommen we de minimale verwachtingen op die we stellen voor de formele rapportering over het verloop van je project.

1. Contactpersoon

Elk project krijgt een contactpersoon toegewezen bij de OVAM. Deze contactpersoon volgt je project in grote lijnen op en is beschikbaar om inhoudelijke vragen te beantwoorden.
Projectwijzigingen of budgetverschuivingen moet je voorleggen aan Vlaanderen Circulair via opencall@vlaanderen-circulair.be en bouwcall@vlaanderen-circulair.be.

2. Voor projecten van 2019: tussentijdse rapportering

Halfweg de looptijd van het project moet je een tussentijdse stand van zaken geven aan Vlaanderen Circulair. De vorm waarin je dat doet, is vrij: een vergadering, een telco, een pitch, een rapport…

3. Voor projecten van 2020: kennisdelingsmomenten

4. Eindrapportering

Het eindverslag wordt bezorgd aan OVAM (Vlaanderen Circulair) uiterlijk 2 maanden na afloop van het project.
Het eindverslag bevat een financieel verslag, een inhoudelijk verslag en een communicatiefiche: check voor de instructies de informatiebrochure van de jaargang van jouw subsidie: 2018, 2019 , 2020 of 2022
De standaardtaal voor deze documenten is Nederlands. Op gemotiveerd verzoek kunnen we uitzonderingen toelaten, maar dan moet er wel steeds minimaal een uitgebreide Nederlandse samenvatting beschikbaar zijn.

• Voor het financieel verslag ontwikkelden we een sjabloon.
  
  Download het financieel sjabloon >  
   
• Voor de Open Call projecten 2018 en 2019 ontwikkelden we een set richtvragen die we in het inhoudelijk verslag beantwoord willen zien.

         Download de richtvragen voor het eindverslag >

• Voor de communicatiefiche ontwikkelden we een 'communicatiefiche-generator': vul de velden van het formulier in en onze tool creëert een kant en klare communicatiefiche voor jouw project.
  
  NAAR de communicatiefiche-GENERATOR >

C. Meer weten?

1. De FAQ

We onderhouden een lijst van vaakgestelde vragen over de projectcalls. Kijk daar zeker eens als je met een vraag zit.

2. De informatiebrochure

De informatiebrochure geldt als het subsidiereglement voor jouw project.
Je vindt de versies per jaargang hier: 2018,  2019 of 2020 (let op: de regels verschillen lichtjes tussen de verschillende jaargangen).

3. Contacteer ons

bouwcall@vlaanderen-circulair.be
015 284 409

Voor vragen over projectcommunicatie kan je terecht bij:
sam@vlaanderen-circulair.be

Voor vragen over de financiële rapportering kan je terecht bij:
miranda@vlaanderen-circulair.be